Webbaserat medlemsregister för föreningar
Klubbmedlemmar är ett webbaserat medlemsregister för svenska föreningar där medlemmarna går med och uppdaterar sina uppgifter själva med BankID.
Anmäl intresseVad ett medlemsregister ska hålla ordning på
Ett register är mer än en namnlista. Det ska svara på vem som är medlem, för vilket år och om avgiften är betald.
- Personer och kontaktuppgifter Namn, personnummer, födelseår, e-post och telefon. Födelseåret styr vilken medlemstyp och vilket pris som gäller.
- Medlemskap per medlemsår Vilken medlemstyp varje person har och om avgiften är betald. Medlemskapen sparas med datum, så historiken finns kvar när årsmötet röstar.
- Barn och vårdnadshavare Barn kopplas till sina vårdnadshavare. Vårdnadshavaren signerar åt barnet och får en faktura för hela familjen.
- Avgifter och fakturor Varje medlems fakturor och betalningar ligger i samma register, så ni slipper stämma av mot en separat lista.
- Signaturer Varje medlemskap signeras med BankID och signaturen sparas, så föreningen kan visa vem som gick med och när.
Kalkylark eller medlemsregister
Många föreningar börjar med Excel, och det går bra tills listan ska hållas uppdaterad av flera personer.
| Det här händer | I ett kalkylark | I Klubbmedlemmar |
|---|---|---|
| En ny medlem tillkommer | I ett kalkylark: Någon i styrelsen skriver in personen för hand. | I Klubbmedlemmar: Personen går med själv och signerar med BankID. |
| Uppgifterna ändras | I ett kalkylark: Listan är gammal tills någon frågar. | I Klubbmedlemmar: Medlemmen uppdaterar sina egna uppgifter. |
| Barn och vårdnadshavare | I ett kalkylark: En extra kolumn som ingen håller aktuell. | I Klubbmedlemmar: Barnet kopplas till vårdnadshavaren, som signerar och betalar. |
| Avgiften ska betalas | I ett kalkylark: Betalningar stäms av för hand mot bankutdraget. | I Klubbmedlemmar: Fakturan har OCR-nummer och betalningen matchas automatiskt. |
| Fler i styrelsen ska se listan | I ett kalkylark: Filen mejlas runt och ingen vet vilken version som gäller. | I Klubbmedlemmar: Alla ser samma register, och rollen styr vad var och en får göra. |
| Någon undrar vem som var medlem förra året | I ett kalkylark: Man letar upp en gammal fil. | I Klubbmedlemmar: Medlemskapen sparas med datum och finns kvar. |
Så flyttar ni över medlemmarna
- 1 Registrera föreningen Ni registrerar föreningen och signerar med BankID. Det tar några minuter och ni behöver ingen säljdemo.
- 2 Importera medlemmarna Importera medlemmarna från en fil, till exempel en export från RF eller från ert gamla system. Direkt hämtning från RF kommer. Från december kan ni också hämta medlemmarna från Idrottsarenan.
- 3 Medlemmarna rättar sina uppgifter Medlemmarna loggar in med BankID och ser och uppdaterar det som gäller dem själva, i stället för att styrelsen ringer runt.
- 4 Nya medlemmar går med själva Ni delar länken till föreningens sida. Den som vill bli medlem väljer medlemstyp och signerar med BankID.
Har ni redan ett system? Ni betalar aldrig för två system samtidigt.
- Medlemmen ser sina uppgifter
- Varje medlem loggar in med BankID och ser och rättar sina egna uppgifter, så de stämmer utan att styrelsen behöver be om dem.
- Rollen styr åtkomsten
- Styrelsens och ledarnas roller avgör vilka delar av registret de når.
- Gamla uppgifter rensas
- Tio år efter att ett medlemskap har avslutats anonymiseras namn och personnummer i signaturerna. Ett avslutat konto utan skulder anonymiseras efter tio år.
- Barn har en vårdnadshavare
- Den som är under 18 kan inte ta på sig avgifter själv. Vårdnadshavaren signerar åt barnet.
Medlemsregister och GDPR
Föreningen är personuppgiftsansvarig för sitt register. Klubbmedlemmar är personuppgiftsbiträde och tecknar ett biträdesavtal med föreningen.
Vad kostar det, och vad är gratis?
För medlemmarna är det gratis. De betalar aldrig för att ha ett konto eller för att gå med, bara de avgifter föreningen själv bestämmer.
För föreningen finns ingen gratisversion som varar för alltid. Före lanseringen i november får ni de första 4 månaderna gratis om ni anmäler intresse. Sedan betalar ni en grundavgift, ett pris per medlem och månad och en avgift på betalningar.
Byter ni system betalar ni aldrig för två samtidigt Se priser och räkneexempelLäs mer
Vanliga frågor om medlemsregister
Hittar du inte svaret? Hör av dig, så hjälper vi till.
Mejla kontakt@klubbmedlemmar.se
Ett medlemsregister är föreningens lista över medlemmar: vilka som är medlemmar, för vilket år, vilken medlemstyp de har och om avgiften är betald. I Klubbmedlemmar ligger registret på webben, så styrelsen och medlemmarna ser samma uppgifter och slipper skicka filer mellan sig.
Medlemmarna betalar aldrig för sitt konto. För föreningen är de första månaderna gratis vid lanseringen, och en förening som byter från ett annat system är gratis tills det gamla avtalet löper ut. Därefter kostar Klubbmedlemmar en grundavgift, ett pris per medlem och månad och en avgift på betalningar. Ett kalkylark är gratis men uppdaterar sig inte själv.
Föreningen får spara de uppgifter den behöver för att sköta medlemskapet, till exempel namn, kontaktuppgifter, födelseår och om avgiften är betald. Spara inte mer än ni behöver och rensa det som inte längre behövs. Föreningen är personuppgiftsansvarig och ska ha ett biträdesavtal med den som tillhandahåller registret.
Ja. Importera medlemmarna från en fil, till exempel en export från RF, ett kalkylark eller en export från ert gamla system. Medlemmarna rättar sedan sina uppgifter själva med BankID. Direkt hämtning från RF kommer.
Ja. Medlemmen loggar in med BankID och ändrar sina egna uppgifter. Vårdnadshavare hanterar uppgifterna för sina barn.
Nej. Registret är webbaserat och fungerar i mobilens webbläsare. Medlemmarna loggar in med BankID.