Spara föreningens dokument i mappar

Under Dokument samlar föreningen protokoll, avtal och annat som styrelsen och funktionärerna behöver hitta. Varje mapp kan begränsas till vissa roller, så att till exempel ekonomin bara syns för kassören och ordföranden.

Vem kan göra vad?

• Alla med en roll i föreningen kan öppna Dokument, bläddra, söka och öppna det deras roller får se.
• Den som har behörigheten Dokument kan ladda upp, skapa mappar, byta namn, flytta, ta bort och välja vem som ser varje mapp. Hen ser alltid alla mappar. Administratör, Ordförande och Sekreterare har behörigheten från början.

Se Roller och behörigheter i föreningen.

Kom igång med mapparna

När biblioteket är tomt kan du trycka på Skapa mapparna under Börja med en färdig mappstruktur. Då skapas mapparna Styrelsemöten, Årsmöten, Ekonomi, Avtal och Policyer och riktlinjer. Ekonomi begränsas till Kassör och Ordförande. Mapparna går att byta namn på, flytta och ta bort.

Vill du hellre bygga egna mappar trycker du på Ny mapp. En ny mapp hamnar i mappen du står i.

Öppna dokumenten

Ladda upp dokument

1. Öppna mappen dokumenten ska ligga i.
2. Tryck på Ladda upp och välj en eller flera filer. Du kan också dra filerna var som helst på sidan och släppa dem.

Du kan ladda upp PDF, Word, Excel, PowerPoint, text och bilder, upp till 10 MB per fil och 20 filer åt gången. PDF:er, bilder och textfiler öppnas direkt i webbläsaren, andra filer laddas ner.

Välj vem som ser en mapp

1. Öppna mappen och tryck på Ändra vid raden som säger vem som ser den. Du kommer också dit med Vem ser mappen i mappens meny.
2. Välj Alla med en roll i föreningen, eller Bara valda roller och bocka i rollerna. För en undermapp heter det första valet Samma som och den överordnade mappens namn.
3. Tryck på Spara.

Roller som har behörigheten Dokument finns inte bland rollerna att välja, eftersom de alltid ser alla mappar.

Undermappar och dokument ärver vem som ser den överordnade mappen, och en undermapp kan bara begränsas ytterligare. Är Ekonomi begränsad till Kassör och Ordförande kan en undermapp till exempel begränsas till bara Kassör, men inte öppnas för Ledare.

Dokument som ligger på översta nivån, utanför mapparna, syns för alla med en roll i föreningen.

Byt namn, flytta och ta bort

Använd menyn med tre punkter vid en mapp eller ett dokument:

• Byt namn: filändelsen behålls när du byter namn på ett dokument.
• Flytta: välj mappen under Till. Du ser vem som ser mappen du flyttar till.
• Ta bort: en mapp tas bort med allt i den, även dokumenten.

Bra att veta

• Sökfältet hittar dokument på namnet i alla mappar du får se.
• Dokumenten följer med i sina mappar när du exporterar föreningens data. Se Exportera föreningens data.
• Medlemmar utan roll i föreningen ser inte dokumenten. Stadgar som medlemmarna ska läsa lägger du in under Inställningar → Föreningen. Se Lägg in föreningens stadgar.

Vanliga frågor

En funktionär ser inte en mapp

Mappen, eller en mapp ovanför den, är begränsad till roller som funktionären inte har. Ge funktionären en av rollerna, eller ändra vem som ser mappen.

Det står att det redan finns en mapp med det namnet här

Två mappar i samma mapp kan inte heta likadant. Välj ett annat namn.

Filen kunde inte laddas upp

Kontrollera att filen är högst 10 MB och har en av filtyperna ovan. Ladda upp högst 20 filer åt gången.