Fakturering och betalningar

32 guider

• Så fungerar faktureringen Hur avgifter, anmälningar och köp blir debiteringar som samlas till en faktura per betalare och skickas automatiskt.
• När skickas fakturorna? Fakturakörningen går varje natt och samlar allt som är dags att fakturera till en faktura per betalare. Så ser du vad som skickas och när.
• Skicka väntande avgifter direkt Fakturera avgifter som väntar på nattens fakturakörning med en gång, med knappen Fakturera nu.
• Vem får fakturan? Så avgörs vem som är betalare, varför vårdnadshavaren får barnens fakturor och hur flera barn hamnar på samma faktura.
• Skapa en faktura för hand Skriv en egen faktura till en eller flera medlemmar eller vårdnadshavare för det som inte kommer med i fakturakörningen.
• Förhandsgranska eller ta bort ett utkast Hitta ett fakturautkast, se hur fakturan blir för varje mottagare och ta bort utkast som inte ska skickas.
• Hitta en faktura Sök på namn, fakturanummer eller OCR-nummer och filtrera fakturorna på status och räkenskapsår.
• Se om en faktura är betald Kontrollera om en medlem har betalat, hur mycket som är kvar och vilka betalningar som är registrerade på fakturan.
• Vad betyder fakturans status? Förklaring av statusarna Obetald, Delbetald, Förfallen, Betald, Överbetald, Krediterad och Kreditfaktura, och märkningen Att betala tillbaka.
• Registrera en betalning för hand Markera en faktura som betald, helt eller delvis, när pengarna har kommit in med kontant, bankgiro eller på annat sätt.
• Läs in betalningar från banken eller Swish Ladda upp en fil från internetbanken eller en Swish-rapport, så kopplas betalningarna till rätt faktura med hjälp av OCR-numret.
• Vad betyder markeringarna när du läser in betalningar? Förklaring av Matchad, Annat belopp, Förslag via telefon, Ingen faktura, Redan registrerad och markeringarna för Fritidskortet.
• Delbetalning och överbetalning Vad som händer när en medlem betalar för lite, i flera delar eller för mycket, och hur du hanterar det.
• Kreditera en faktura Ta tillbaka hela eller delar av en skickad faktura med en kreditfaktura, till exempel när en rad blev fel eller en avgift inte ska betalas.
• Betala tillbaka pengar till en medlem Registrera en återbetalning när en faktura är överbetald eller krediterad efter betalning, och ångra en återbetalning som blev fel.
• Kan jag ändra en skickad faktura? En skickad faktura går inte att ändra, makulera eller skicka om. Så gör du i stället när belopp, mottagare eller förfallodag behöver rättas.
• Ladda ner en faktura som PDF Öppna en faktura eller kreditfaktura som PDF för att skriva ut den, spara den eller skicka den till någon själv.
• Så fungerar påminnelser Obetalda fakturor får en automatisk påminnelse efter sista betalningsdag. Så väljer du när den skickas och vad medlemmen ser.
• Ta ut påminnelseavgift Lägg till en påminnelseavgift på obetalda fakturor som påminns, och vad du behöver tänka på innan du slår på den.
• Ställ in betalningsuppgifter och villkor Fyll i bankgiro, plusgiro, Swishnummer, betalningsvillkor, text och momsuppgifter som står på föreningens fakturor.
• Fortsätt fakturanumreringen från ett annat system Välj nästa fakturanummer så att föreningens nummerserie fortsätter där det gamla systemet slutade och inga nummer krockar.
• Välj vem som betalar avgiften på betalningar Välj om medlemmen betalar Klubbmedlemmars avgift på betalningar som en serviceavgift på fakturan, eller om föreningen betalar den själv.
• Ta emot Swish på fakturorna Två sätt att låta medlemmarna betala med Swish, med en QR-kod på fakturan eller direkt i appen, och hur betalningarna kommer in.
• Koppla Swish till Klubbmedlemmar Koppla föreningens Swish Handel och Swish Återkommande, så att medlemmarna kan betala i appen och slå på autobetalning.
• Autobetalning med Swish Med Swish Återkommande godkänner medlemmen en gång, och sedan dras fakturorna på förfallodagen.
• Ta emot betalning med Fritidskortet Slå på Fritidskortet så att fakturor för barn 6–16 år visar hur vårdnadshavaren betalar med Fritidskortet till föreningens bankgiro.
• Registrera en betalning från Fritidskortet Koppla pengar från Fritidskortet till rätt faktura och barn, och betala tillbaka en betalning från Fritidskortet.
• Medlemmen har betalat men fakturan är obetald Vad du kontrollerar när en medlem säger att hen har betalat men fakturan fortfarande står som obetald eller förfallen.
• Medlemmen har inte fått sin faktura Vad du kontrollerar när en medlem eller vårdnadshavare säger att fakturan aldrig kom, och hur medlemmen ändå kommer åt den.
• Fel belopp på fakturan Vad du kontrollerar när en faktura har ett annat belopp än medlemmen väntade sig, och hur du rättar en faktura som är fel.
• Fakturan gick till fel person Vad du gör när en faktura kom till fel vårdnadshavare eller fel betalare, och varför det blev så.
• Swish-betalningen syns inte Vad du kontrollerar när en medlem har betalat med Swish men betalningen inte syns på fakturan, eller när en autobetalning inte gick igenom.