Så fungerar faktureringen

Här får du en översikt över hur fakturor uppstår i Klubbmedlemmar och vad du som kassör behöver göra. Läs den först om du är ny i föreningens ekonomi.

Från avgift till faktura

1. En medlem eller vårdnadshavare åtar sig något. Det kan vara ett medlemskap, en träningsavgift, en anmälan till en aktivitet, ett köp i butiken eller en uthyrning.
2. Åtagandet blir debiteringar. Varje debitering har ett belopp, en momssats, en person den gäller, en betalare och ett datum då den får faktureras.
3. Fakturakörningen samlar debiteringarna. Varje natt samlas det som har blivit dags att fakturera till en faktura per betalare. En vårdnadshavare får alltså en faktura för både sina egna och barnens avgifter.
4. Fakturan skickas. Betalaren får fakturan med e-post, med PDF:en bifogad, och ser den under Fakturor i Klubbmedlemmar.
5. Betalningen kopplas till fakturan. Varje faktura har ett eget OCR-nummer. Betalningar med Swish i appen registreras automatiskt. Andra betalningar läser du in från banken eller registrerar för hand.
6. Obetalda fakturor påminns. En påminnelse går ut automatiskt ett antal dagar efter sista betalningsdag.

Du behöver alltså inte skapa fakturorna för avgifterna själv. Det du gör som kassör är att hålla koll på betalningarna och hantera det som avviker.

Var hittar jag fakturorna?

Gå till Ekonomi → Fakturor. Där ser du:

• Läget just nu: Kvar att få in, Förfallet och vad som är inbetalt hittills under räkenskapsåret.
• Avgifter som väntar på att faktureras, med knappen Fakturera nu.
• Alla fakturor, med sök, flikar och filter.

Öppna fakturorna

Innan du börjar

• Du behöver behörigheten Fakturor för att se och hantera fakturor. Rollen Kassör har den från början.
• För att ändra fakturainställningarna (bankgiro, betalningsvillkor, påminnelser) behöver du behörigheten Föreningens uppgifter, som till exempel rollen Administratör har.
• Fakturorna hör till funktionen Fakturering. Saknas den i ert paket kommer du till en sida som visar vilka paket som har den. Se Priser.
• Fyll i föreningens bankgiro och andra betalningsuppgifter innan de första fakturorna går ut. Se Ställ in betalningsuppgifter och villkor.

Bra att veta

• Medlemsavgift och träningsavgift är olika saker, men hamnar på samma faktura om de ska faktureras samtidigt. Varje sak är en egen rad med sin egen momssats.
• En skickad faktura ändras aldrig. Blev något fel krediterar du hela eller delar av fakturan. Se Kreditera en faktura.
• Det som inte kommer med automatiskt, till exempel ett läger eller en missad avgift, fakturerar du med en faktura du skapar själv. Se Skapa en faktura för hand.